Allgemeine Informationen
Wenn Sie Personal beschäftigen, müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge, die für diese Beschäftigten zu zahlen sind, der Sozialversicherung mitteilen.
Dazu reichen Sie der zuständigen Einzugsstelle monatlich einen sogenannten Beitragsnachweis ein. Die Einzugsstelle ist bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale und bei allen anderen Beschäftigten die gesetzliche Krankenkasse, bei der diese Mitglied sind.
Sie melden der jeweiligen Krankenkasse mit dem Beitragsnachweis die zu zahlenden Sozialabgaben für alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die diese Krankenkasse zuständig ist. Die Minijob-Zentrale benachrichtigen Sie mit dem Beitragsnachweis über die Summe der Abgaben für alle Ihre geringfügig Beschäftigten.
Die Beitragsnachweise müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm erstellen und versenden. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.
Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) bietet mit „sv.net“ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für den Beitragsnachweis nutzen können. Bis zu einem bestimmten Nutzungsumfang ist das Programm kostenlos.
Die im Beitragsnachweis gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie fristgerecht an die Einzugsstelle zahlen. Wenn Sie der Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale ein Lastschriftmandat erteilt haben, bucht diese die Beiträge fristgerecht ab.
Verfahrensablauf
Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie den Beitragsnachweis selbst erstellen oder durch Ihren externen Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüro, Servicerechenzentrum) erstellen lassen.
- Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm abgeben.
- Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie den Beitragsnachweis über eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel „sv.net“ abgeben.
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Wenn Sie sv.net nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie das Programm auf.
- Registrieren Sie sich als neuer Nutzer. falls noch nicht geschehen.
- Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten und Ihrer Betriebsnummer an.
- Unter Formulare wählen Sie die Kachel „Beitragsnachweis“ und dort das allgemeine Formular oder das Formular für geringfügig Beschäftigte aus.
- Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung.
- Schicken Sie den Beitragsnachweis per Knopfdruck ab. Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem sv.net-Postfach.
- Speichern Sie alle relevanten Unterlagen elektronisch oder drucken Sie diese zur Aufbewahrung aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.